فن إدارة الوقت

اسم الكتاب: فن إدارة الوقت [كيف يدير الناجحون وقتهم]

تأليف :ب .يوجينجريسمان

فن إدارة الوقت - سيطر على وقتك 1/3

أولاً : أزل من عقلك خرافة[ الوقت حر]

إن التفكير بالأشياء الملموسة مثلالسيارات والبيوت أسهل من التفكير بالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غيرمرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظى بالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنكستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمة ولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتىجنحة
ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناً قول القائل : اعمل ذلك في وقتكالحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم ، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أنلا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .

ثانياً : قدِّر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية
فإذا بدأت تفكر بأن وقتكفعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياً تلك الثمرة ، وماسيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأ بالبحث عن طرق لتقليلالهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة

وربما وهو الأهم ستبدأ بالاختيار بدقة أكثرالمشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحدإلا باختيارك، ولاتعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .

ثالثاً : حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه

إن كنت من الذين لايستطيعون أن يستثمروا وقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتكوالوقت الذي قضيته في أداء كل عمل من أعمالك

وربما لا تكون هذه الطريقةضرورية للناس الذين تعلموا إدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجدصعوبة في إدارة وقته فإن الاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجليمكن أن يكون له أثر الصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتمفقدانه ببساطة ، إن السجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .

نظّم نفسك ورتب أولوياتك

إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هو الموقع الذي يتيهفيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهم يصنعون قائمةبالواجبات

ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهم يعاملونكل الواجبات بالتساوي ؛ وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباعالأمور التالية :

1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك .

2- ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك .

إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتماموالارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك ، فقد تحتاج إلىإلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك .

3- اكتب كل واجبات يومك .

هناكعدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة ، منها :

أ-إذا كانت الواجبات مدونةفبإمكانك أن تنام بعمق أكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذهالصفة على عمل الغد .

ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحلالمشاكل ، وليس فقط ليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهيإيجاد النتائج وليس إلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر .

ج-إذا كانت الواجباتمدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو علىالأرجح لا يستحق التنفيذ.

4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك .

وحتى تكون لائحتك عملية فلابد أن :

· لا تعتمدعلى مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك .

· لاتعتمد علىقصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس .

· تأكد منوجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو فيحاسوب .

· اجعل قائمتك حديثة .

· تأكد من أن تكون القائمة في متناولاليد في كل الأوقات .

5- افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً .

راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظرإليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيكتأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعاتالتالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متىاستخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلىالنسيان .

6- حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة .

يجب أن تكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلاأجبرت نفسك على أكثر من طاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لمتتمكن من عملها اليوم ، وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك .

7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك .

ضع الواجبات المطلوبة علىلائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة ، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاءكل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة .

8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك .

فعليك أن تضع لوائح واجباتلمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .

9- اعمل لائحة للمدى الطويل .
يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدىالطويل ، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية ، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظمالمكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها
وبعض الأشخاص يقدرون حتى كميةالوقت التي سيحتاجها كل من مشاريعهم الموجودة على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي ،بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها .
منقول للفائدة.......

:king: :queen

: